Microsoft Word - Cartilla EL EJERCICIO DEL MANDO 2025 25 nov

EL EJERCICIO DELMANDO

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN OFICIAL

ARCHIVO TRANSITORIO: En este archivo se mantiene la documentación de actualidad comprendiendo, además, aquella recibida y despachada en el año calendario y será llevada en Carpetas Foliadas con el NÚMERO DE MATERIA DEL CATALOGAMIENTO y dispuestas en orden sucesivo. ARCHIVO PERMANENTE: En este archivo se guarda la documentación que al término del año calendario deje de pertenecer al ARCHIVOTRANSITORIO. La documentación clasificada como secreta y reservada, se debe mantener guardada por el lapso de diez años. La documentación ordinaria, se mantendrá por un lapso de cuatro años. Cumplidos los tiempos indicados, la documentación se incinera; excepto aquellas materias vigentes y las que se incorporen al Archivo Histórico. Existirán Actas de incineración que certifiquen la destrucción de documentación, las que deben guardarse en condiciones que garanticen su preservación y seguridad, en forma permanente; en tales actas debe identificarse la documentación incinerada. ARCHIVO HISTÓRICO: Este archivo estará formado por la documentación que cumplidos los plazos indicados en el artículo precedente y previa selección, se considere de utilidad para el futuro, aún cuando en ese momento no tengan actualidad o vigencia. En el Archivo Histórico debe considerarse solamente aquellos documentos que se refieran a hechos de envergadura que constituyan antecedentes de valor histórico institucional, en el cual se informen entre otros hechos los orígenes, características, trayectoria y acciones de unidades o reparticiones de la Armada. El memorándum es un texto escrito que se transporta vía correo similar a una carta. Antecedentes sobre los memorando:  Su texto es breve y se redacta generalmente una idea por párrafo.  No se deben emitir juicios, sólohechos.  Usar voz activa como por ejemplo “se recomienda, se sugiere, se informa”.  Es conveniente pedir una revisión a otra persona.  Al comienzo del memorándum utilizar un título con la idea general.  Definir el contexto e indicar las referencias si es que hay.  Pensar como receptor de la información para verificar si se entiende.  Referirse al destinatario en término de Usía o Usted (US. y UD.) dependiendo del grado: Para Oficiales Generales y Superiores se utiliza el término Usía (US.) y para los Oficiales Jefes y subalternos Usted (UD.). En los mensajes esto no se usa. II F ORMATO DE DOCUMENTOS MÁS USADOS a) El Memorándum.

174