Orientación Profesional Manual para Cadetes 2013 - Armada de

IX. DESTRUCCIÓN Cuando se ordene destruir o eliminar una publicación Secreta o Confidencial, debe hacerse siempre en presencia de dos oficiales que certificarán: a. Que la característica permanente, título y número del ejemplar, han sido confrontados con la orden de destrucción y que han sido eliminados en su presencia. b. Que se haya hecho las anotaciones correspondientes en el Libro de Registro. c. Que el original del Acta de Destrucción sea enviado a la Sección Reglamentos y Publicaciones de la SGA, con el Visto Bueno del Comandante de Unidad o Jefe de la Repartición, sólo en los casos de publicaciones controladas por dicha sección. X. DOCUMENTOS ESCRITOS La transferencia de información oficial entre los distintos organismos de la Armada y otras instituciones de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad y de Gobierno, se efectúa mediante una comunicación escrita que, de acuerdo con la naturaleza de su texto, toma la forma de Oficio, Parte, Memorando o Resolución y, según su contenido, debe ser clasificado. XI. NÚMERO DE TRAMITACIÓN Todo documento que se emita debe llevar un número de tramitación, con el objeto de establecer dónde será ingresado y archivado, lo que permite su rápida ubicación. Éste se forma con un número de materia de catalogamiento y uno de orden, el primero que identifica la materia de fondo que trata el documento y el segundo, el número correlativo de despacho, cualquiera sea su clasificación, en orden sucesivo y a partir del 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año calendario, dentro de cada materia de catalogamiento. XII. DOCUMENTOS NAVALES Oficio Comunicación escrita a máquina que contiene información relativa al servicio, debiendo en lo posible referirse a una sola materia. Debe comprender siempre dos aspectos: la causa u objeto físico o abstracto que motiva el tener que dar cuenta de alguna acción y una proposición de solución o petición que se derive en consecuencia, siendo

Publicaciones, la que debe asignar la característica permanente que corresponde. La Dirección de Inteligencia Naval y el Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada distribuyen y controlan las publicaciones que, por su naturaleza, editen y mantengan al día dichos organismos, así como la cartografía reservada y ordinaria de uso en la Armada, estando facultadas para proceder a la inspección a la inspección anual y por entrega de Jefatura o Comandancia. La impresión de las diferentes publicaciones oficiales de categoría Ordinaria se hará en la Imprenta de la Armada. Igualmente se harán las de categoría Reservada, debiendo la Sección Reglamentos y Publicaciones de la S.G.A. proceder a la destrucción de todos los originales, borradores, pruebas y ejemplares sobrantes, dejando constancia en un Libro de Actas. Nadie podrá tener, por ninguna razón, como propiedad particular, ejemplares de publicaciones Secretas o Reservadas; tampoco se podrá sacar copia ni divulgar estudios o documentos de este carácter sin autorización expresa de la autoridad que originó el documento. Cada vez que se produzca la entrega de Comando o Jefatura, ésta nombrará una Comisión compuesta por dos oficiales para revisar y elaborar el Acta de Entrega de los Libros y Publicaciones de carácter Reservado y Ordinario, verificando el contenido de cada manual o libro independiente, en lo que respecta a sus páginas efectivas y correcciones. Para esto, la Sección Reglamentos y Publicaciones de la S.G.A. dispondrá formularios originales que deberán ser elevados a ese organismo, una vez realizada la inspección. Las publicaciones de categoría Secreta, Reservada y Ordinaria, estarán bajo el cargo y responsabilidad de los Comandantes de Buques, Jefes de estado Mayor y Reparticiones, quienes las distribuirán en la forma que estimen conveniente. La falta de un libro u hoja de las publicaciones será investigada dentro de 24 horas, dándose cuenta al organismo que las controla. La pérdida de una publicación de categoría Ordinaria tendrá como consecuencia la anotación en la Hoja de Vida del responsable y, además, le será cargado el valor del precio que fije la S.G.A. u organismo que la controla.

277 Publicaciones y Documentos Capítulo Veintitrés